10 kroków do zamknięcia firmy (JDG)
O czym trzeba pamiętać przy likwidacji jednoosobowej działalności gospodarczej?
Nie sposób pominąć milczeniem fakt, że w okolicznościach społeczno-ekonomicznych, z jakimi wszyscy mamy obecnie do czynienia, coraz częściej krążą w umysłach przedsiębiorców myśli dotyczące zakończenia prowadzenia działalności gospodarczej. Jako księgowa jestem jedną z pierwszych osób, którą przygnębieni brakiem perspektyw przedsiębiorcy proszą o udzielenie wskazówek jak dokonać zamknięcia działalności gospodarczej.
Jakich to czasów człowiek doczekał, że za sprawą niewłaściwie i naprędce wprowadzanych do polskiego porządku prawnego przepisów, których fakt obowiązywania jest przedmiotem sporów w światku prawniczym, polscy przedsiębiorcy zmuszeni są niejednokrotnie zakończyć swoją przygodę z biznesem jeszcze zanim w temacie legalności tych szkodliwych dla biznesu zasad wypowie się najwyższa władza sądownicza.
Niemniej jednak skoro przedsiębiorcom w wielu branżach zakazuje się uczciwie prowadzić swoje firmy, nawet w warunkach tzw. reżimu sanitarnego, a rządowa pomoc finansowa nie wystarcza na pokrycie wszystkich kosztów tych przestojów, to część z nich decyduje się zakończyć istnienie swoich biznesów. I tu pojawia się szereg pytań z jednym na czele: o czym trzeba pamiętać przy likwidacji jednoosobowej działalności gospodarczej?
10 kroków do zamknięcia firmy
1. Likwidacja działalności – CEIDG
Zgłoszenia likwidacji działalności gospodarczej dokonuje się na druku CEIDG-1, który jednocześnie stanowi wniosek przedsiębiorcy o wykreślenie wpisu z CEIDG. Składa się go w urzędzie miasta lub gminy w ciągu 7 dni od dnia zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej. Można tego dokonać również elektronicznie podpisując wniosek profilem zaufanym.
2. Likwidacja działalności – ZUS
Wniosek o wykreślenie wpisu z CEIDG jest podstawą dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do sporządzenia formularza ZUS ZWPA o wyrejestrowaniu przedsiębiorcy jako płatnika składek.
W terminie 7 dni od daty złożenia CEIDG-1 przedsiębiorca zobligowany jest jeszcze do złożenia ZUS ZWUA (wyrejestrowanie siebie z ubezpieczeń) i ewentualnie ZUS ZCNA (wyrejestrowania z ubezpieczeń członków rodziny).
Samo zgłoszenie likwidacji działalności gospodarczej do CEIDG to jeszcze nie koniec czynności formalnych. Pamiętajmy jeszcze o podatkach!
3. Likwidacja działalności a podatek dochodowy (PIT)
Każdy przedsiębiorca, który zamyka działalność gospodarczą zobowiązany jest dokonać spisu z natury dla celów podatku dochodowego na dzień likwidacji działalności gospodarczej.
Przedsiębiorcy w spisie z natury ujmują: towary handlowe, materiały, półprodukty, produkty w toku, wyroby gotowe, braki i odpady.
Remanent likwidacyjny dla celów PIT powinien obejmować nie tylko towary, które fizycznie znajdują się w firmowym magazynie, ale także te, które choć są własnością przedsiębiorcy, to podczas inwentaryzacji znajdują się poza firmą np. w magazynach kontrahentów.
Spis z natury dla celów PIT nie ma z góry narzuconego wzoru. Minimalne wymogi, jakie powinien spełniać, są określone w § 27 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2019 poz. 2544):
• nazwa firmy zawierająca imię i nazwisko właściciela
• data sporządzenia spisu
• kolejny numer pozycji arkusza spisu z natury
• szczegółowe określenie składników spisu
• jednostka miary
• ilość stwierdzona podczas spisu
• cena za jednostkę miary (w złotych i groszach)
• wartość wynikająca z przemnożenia ilości towaru przez cenę jednostkową
• łączna wartość spisu z natury
• klauzulę "Spis zakończono na pozycji..."
• podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela firmy (wspólników)
Tak sporządzonego remanentu nie składa się do urzędu skarbowego. Nie wynika również z niego kwota podatku dochodowego do zapłaty. Remanent likwidacyjny dla celów PIT jest ostatnim wpisem w Podatkowej Książce Przychodów i Rozchodów, nawet jeśli wynosi 0 PLN.
4. Wykaz składników majątku na dzień likwidacji działalności
Na dzień likwidacji działalności w firmie z reguły pozostaje jeszcze jakiś majątek, który został nabyty w trakcie jej trwania. Wykaz składników tego majątku, czyli środków trwałych oraz wyposażenia, również należy sporządzić. Mówi o tym art. 24 ust 3a ustawy o PIT.
Wykaz składników majątku posłuży do ustalenia dochodu ze sprzedaży firmowych składników majątku po likwidacji działalności gospodarczej. Na skutek sporządzenia wykazu nie powstanie zobowiązanie podatkowe do zapłaty, a jedynie dokument ten dostarczy nam później informacji niezbędnych do rozliczenia dochodu ze sprzedaży pozycji w nim zawartych. Podobnie jak remanent likwidacyjny wykaz składników majątku nie podlega zgłoszeniu do urzędu skarbowego. Trzeba go natomiast przechowywać razem z firmową dokumentacją.
Wykaz składników majątku zawiera następujące informacje:
• liczba porządkowa
• nazwa składnika majątku
• data nabycia
• kwota wydatków poniesiona na jego nabycie
• kwota wydatków, która została zaliczona do kosztów uzyskania przychodów
• wartość początkowa
• metoda amortyzacji
• suma odpisów amortyzacyjnych
• wysokość środków pieniężnych, jakie są należne wspólnikom z tytułu udziału w spółce na dzień wystąpienia lub likwidacji działalności
5. Zapłata zaliczki na podatek dochodowy za ostatni miesiąc działalności
Ostatnią zaliczkę na podatek dochodowy wylicza się i opłaca za okres, na który przypada data likwidacji działalności, więc jeżeli przedsiębiorca sporządził spis z natury do celów podatkowych w dniu 13 stycznia 2021 roku, to ostatnim miesiącem, za jaki należy wpłacić na konto Urzędu Skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy będzie styczeń 2021, a płatność nastąpi w miesiącu następującym, czyli w tym przypadku w lutym 2021 roku.
6. Obowiązek złożenia rocznego zeznania podatkowego
Zapłacenie ostatniej zaliczki na podatek dochodowy nie jest jeszcze definitywnym rozliczeniem dochodów firmy. Należy pamiętać o złożeniu rocznego zeznania podatkowego, w którym - w obowiązującym terminie – rozlicza się dany rok podatkowy, przy czym bez znaczenia pozostaje fakt, w którym momencie roku przedsiębiorca zdecydował się na zlikwidowanie swojej działalności. Terminy na złożenie ostatniej deklaracji rocznej są następujące:
• PIT-36 – do 30 kwietnia roku następującego po roku, w którym zlikwidowano działalność, jeśli podatnik rozliczał się na zasadach ogólnych
• PIT-36L – do 30 kwietnia za rok poprzedni w przypadku, gdy podatnik wybrał podatek liniowy
• PIT-28 – do 28 lutego za rok poprzedni u ryczałtowców
• PIT-16A - do 31 stycznia za rok poprzedni – podatnicy rozliczający się na karcie podatkowej
7. Likwidacja działalności a podatek VAT
Podatnicy VAT czynni dodatkowo sporządzają spis z natury dla celów VAT. Remanent likwidacyjny VAT sporządza się na podstawie art. 14 ust. 5 ustawy o VAT.
Tutaj ujmowane są wszystkie rzeczowe składniki majątku pozostające w firmie na dzień likwidacji, od których przy zakupie podatnik miał prawo odliczyć VAT (niezależnie od tego, czy z niego skorzystał, czy zrezygnował), czyli:
• towary (materiały podstawowe i towary handlowe, odpady)
• wyposażenie
• środki trwałe
• pozostałe składniki majątku
Podstawą opodatkowania składników objętych remanentem likwidacyjnym dla celów podatku VAT jest ich cena rynkowa. Samego zamiaru sporządzenia remanentu dla celów VAT nie zgłasza się do urzędu skarbowego, ale już informację o jego sporządzeniu oraz kwocie należnego podatku wykazuje się w ostatnim pliku JPK_V7M lub JPK_V7K.
8. Wyrejestrowanie z VAT
Nie można zapomnieć o zgłoszeniu do urzędu skarbowego zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych. Na podstawie art. 96 ustawy o podatku od towarów i usług wyrejestrowania z VAT dokonuje się na formularzu VAT-Z w terminie 7 dni licząc od dnia zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej. Można tego dokonać osobiście lub przez pełnomocnika, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, bądź poprzez system e-deklaracje.
Zgłoszenie VAT-Z skutkuje wykreśleniem przedsiębiorcy z rejestru jako podatnika VAT oraz VAT UE.
9. Likwidacja działalności a kasa fiskalna
Zgodnie z §34 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących podatnik zobowiązany jest do zakończenia pracy kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii w trybie fiskalnym poprzez:
• wykonanie raportu fiskalnego dobowego oraz raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego)
• niezwłoczne dokonanie odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przy pomocy serwisanta (polega to na wykonaniu raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy i sporządzenia protokołu z tej czynności)
• złożenie w terminie 5 dni do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, protokołu z odczytem zawartości pamięci fiskalnej wraz z dołączonym raportem fiskalnym
• złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas
Jeśli likwidacja działalności gospodarczej następuje w okresie trzech lat od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, przedsiębiorca musi liczyć się także z koniecznością zwrotu ulgi na zakup kasy, jeśli wcześniej z niej skorzystał.
W przypadku kas online zgodnie z § 31 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących podatnik:
• wystawia raport fiskalny dobowy
• dokonuje niezwłocznego odczytu pamięci kasy poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego, po przejściu kasy w tryb tylko do odczytu (automatycznie bądź przy pomocy serwisanta) i sporządza protokół z tej czynności
• składa protokół z odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym bądź łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 5 dni od dnia sporządzenia
• składa do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas
Zgodnie z § 31 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących w przypadku zakończenia używania kas on-line na podatniku ciąży obowiązek zapewnienia odczytu i zapisu danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych.
10. Archiwizacja i przechowywanie dokumentów firmowych
Dokumentację podatkową firmy (KPiR, ewidencje, rejestry, faktury, rachunki itp.) przechowuje się do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który upływa z reguły po 5 latach licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że dokumenty należy przechowywać nawet przez okres 7 lat.
Istnieją też przepisy szczególne w odniesieniu do np. deklaracji rozliczeniowych ZUS i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących przesłanych do ZUS, które należy przechowywać przez okres 10 lat.
Dochowanie wszystkich określonych przepisami prawa formalności w związku z likwidacją jednoosobowej działalności gospodarczej pozwoli każdemu przedsiębiorcy, który postanowił zakończyć prowadzenie biznesu w tej formie zamknąć ten etap swojego życia bez obaw o wyniki ewentualnych kontroli organów państwowych. A zatem, warto te ostatnie czynności wykonać rzetelnie i terminowo.
