Jak zautomatyzować procesy księgowe?

Jak zautomatyzować procesy księgowe w branży tapicerskiej?

Wywiad udzielony dla portalu www.tapicerzypolscy.pl w listopadzie 2022 roku - link do wywiadu

 

Trudno sobie wyobrazić prowadzenie zakładu tapicerskiego, hurtowni tapicerskiej czy fabryki mebli tapicerowanych bez księgowości. Kadry, zakupy, sprzedaż to wszystko wymaga kontroli. Prowadząc własną firmę, trudno jest się wszystkim samodzielnie zajmować. Skorzystanie z usług księgowej lub zatrudnienie jej w przedsiębiorstwie wydaje się koniecznością w dobie nieustannie zmieniających się przepisów. O tym, jak zautomatyzować procesy księgowe w branży tapicerskiej z panią Patrycją Szypulską - Prezesem Zarządu PS Consulting sp. z o.o. - rozmawia Michaela Fuchs.

Michaela Fuchs: W dzisiejszych czasach coraz głośniej mówi się o automatyzacji różnych procesów w przedsiębiorstwie. Dotyczy do wszystkich sfer: produkcji, marketingu, sprzedaży czy obsługi klienta… Dzięki sztucznej inteligencji można zaoszczędzić sporo czasu i przeznaczyć go na wykonanie innych ważnych zadań w firmie. Jak wygląda automatyzacja procesów księgowych w przedsiębiorstwie?

Patrycja Szypulska: Wyrażenie „automatyzacja procesów” nie bez powodu jest dziś odmieniane przez wszystkie przypadki. W dobie dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości, permanentnego niedoboru wykwalifikowanych specjalistów, szukamy możliwości usprawnień w naszych firmach i rozwiązań systemowych, a nie tylko doraźnych.

W księgowości jest kilka newralgicznych obszarów, których automatyzacja praktycznie od razu przynosi wymierne i widoczne korzyści. W dzisiejszych czasach kluczem do sukcesu jest natychmiastowa i zawsze aktualna informacja. Zależy nam zatem, aby dokumenty trafiały jak najszybciej do księgowości, gdzie są następnie ewidencjonowane, a wynikiem ich przetwarzania są interesujące zarząd i właścicieli firm raporty.

Istnieją więc 3 podstawowe obszary do usprawnień: obieg informacji i dokumentów, ewidencjonowanie operacji gospodarczych w systemie księgowym oraz raportowanie, a wśród nich to digitalizacja obiegu dokumentów, usprawnienie procesu księgowania dokumentów i dostosowanie systemu księgowego do potrzeb informacyjnych zarządów oraz automatyzacja raportowania.

M.F.: Jakie zalety ma automatyzacja procesów księgowych? Czy nadąża ona za zmieniającymi się ciągle przepisami?

P.S.: Automatyzacja procesów księgowych to tak naprawdę jedyne wyjście, aby nadążyć za stale zmieniającymi się przepisami. Wszędzie tam, gdzie wciąż wiele czynności księgowych jest wykonywanych bez wspomagania się technologią, praca księgowych przypomina gonienie własnego ogona. Księgowy musi mieć czas na zapoznanie się z nowymi przepisami, ich analizę i ocenę skutków dla przedsiębiorstwa. W związku z tym potrzebuje go odzyskać w obszarach, których wykonywanie nie generuje większej wartości dla firmy, a które mogą być z powodzeniem przejęte przez sztuczną inteligencję.

Obserwujemy, że dostawcy oprogramowania księgowego dla małych i średnich firm już oferują cyfrowy obieg dokumentów i podstawowy OCR wspomagający odczytywanie danych z faktur elektronicznych np. w formacie pliku pdf czy jpg, a więc jest to technologia dostępna praktycznie dla wszystkich. Dzięki temu czas poświęcony przez księgowego na wprowadzenie danych z dokumentu źródłowego do systemu księgowego znacznie się skraca przy jednoczesnej redukcji możliwości popełnienia błędu.

Oczywiście OCR nie jest tu idealny i nie zawsze potrafi prawidłowo odczytać dane, zwłaszcza gdy obraz jest mało czytelny, stąd jeszcze nie jest możliwe zastąpienie oka ludzkiego całkowicie przez maszynę. Jednocześnie to czas jest tu walutą. Odzyskany czas przez księgowego z jednych obszarów może być wykorzystany do zwiększenia jakości pracy w innych obszarach, co bezpośrednio przekłada się na jakość informacji finansowych i zarządczych płynących z księgowości, a tym samym wpływa na jakość podejmowanych decyzji przez zarząd i właścicieli firm.

M.F.: Jakie zagrożenia niesie ze sobą automatyzacja procesów księgowych? 

P.S.: Moim zdaniem największym zagrożeniem, jakie niesie ze sobą automatyzacja procesów księgowych, jest jej niewłaściwe wdrożenie. Warto pamiętać o tym, że organizację tworzą przede wszystkim ludzie, a nie tylko maszyny i procesy. To ludzie są najważniejszym zasobem firmy, o który należy zadbać w pierwszej kolejności. Wdrożenie automatyzacji powinno być więc poprzedzone przygotowaniem ludzi na zmiany i uświadomieniem im potrzeby tych zmian. Ludzie powinni widzieć korzyści dla siebie bezpośrednio na swoim stanowisku pracy i jednocześnie rozumieć wpływ zmian na całą firmę. To automatyzacja ma służyć wszystkim pracownikom i całej organizacji, a nie na odwrót.

M.F.: Czy wdrożenie automatyzacji zajmuje sporo czasu? W jakim stopniu pochłania firmowy budżet? Czy z perspektywy czasu jest to opłacane dla firmy?

P.S.: To już należy ocenić z perspektywy konkretnej firmy. Inaczej wygląda automatyzacja w dużych firmach, gdzie często budżety są większe, a także istnieją specjalnie wydzielone komórki organizacyjne zajmujące się analizą procesów biznesowych i ich ciągłym usprawnianiem. W dużych firmach często procesy są bardziej rozbudowane i trzeba uwzględnić wiele czynników, które na nie wpływają. Stąd wdrożenie automatyzacji bywa czasochłonnym procesem wymagającym dobrego przygotowania i zaplanowania.

Inaczej proces wdrożenia automatyzacji przebiega w mniejszych firmach często mniej sformalizowanych, gdzie ścieżka akceptacji jest krótsza. O ile w większych jednostkach automatyzacja wiąże się głównie z zaprojektowaniem globalnego systemu na większą skalę przez zewnętrznego dostawcę oprogramowania, o tyle w mniejszych można często wykorzystać narzędzia, które są już w niej dostępne. Chociażby w kwestii raportowania wiele danych jest już w systemie księgowym lub magazynowym, a często firmy nie potrafią efektywnie ich wykorzystać. Wiele prostych automatyzacji w mniejszych firmach można więc przeprowadzić bardzo niskim nakładem czasu pracy wykorzystując już poniesione nakłady finansowe. Czy z perspektywy czasu automatyzacja jest opłacalna dla firmy? No, cóż. Myślę, że jest ona bezcenna.

M.F.: Czy Pani zdaniem tapicer, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą potrzebuje automatyzacji w zakresie księgowości? Jeśli tak to w jakim stopniu i czy jest w stanie sam go wdrożyć?

P.S.: W pierwszej kolejności należy się przyjrzeć temu, co już posiada, czyli systemowi księgowemu, a następnie temu, jakie informacje są mu potrzebne w codziennej pracy. Często taki mały przedsiębiorca na potrzeby rozliczania się z urzędem skarbowym prowadzi uproszczoną księgowość, więc dla niego ważna jest sprawna współpraca z biurem rachunkowym. Jeśli wymiana dokumentów jest elektroniczna i na bieżąco, to praktycznie prowadzenie księgowości takiego podmiotu w jego odczuciu odbywa się „samo” niejako „w tle” przy możliwie najmniejszym zaangażowaniu przedsiębiorcy, który wtedy ma czas na skupienie się na prowadzeniu firmy zamiast na „przerzucaniu papierków” i załatwianiu samemu mnóstwa spraw, którymi tak naprawdę powinno zająć się biuro rachunkowe.

Drugą istotną sprawą dla tapicera jest wiedza na temat kosztów wytworzenia swoich produktów i usług. To znaczy małe jednoosobowe firmy mają ogólne pojęcie na temat cen materiałów, które kupują do swojej pracy. Jednak nie analizują ich w czasie ani w kontekście swoich cen sprzedaży. W związku z tym często są zaskoczeni np. nagłym wzrostem cen prądu czy danego materiału i zwykle reagują już za późno, po fakcie. Skutkiem czego to oni w pierwszej kolejności ponoszą negatywne konsekwencje zmian na rynku. Do analiz często wystarczy najprostszy arkusz Excela z zestawieniem kosztów w jednej zakładce i przychodów w drugiej, skąd już łatwo policzyć podstawowe wskaźniki finansowe, jak np. rentowność produktu, marżę czy zysk. A to już pierwszy krok do policzenia własnego biznesu, a liczyć musi umieć dzisiaj tak naprawdę każdy przedsiębiorca, nie tylko ten z branży tapicerskiej.

M.F.: Jak zoptymalizować procesy księgowe w hurtowni tapicerskiej? Na co trzeba zwrócić uwagę, by całe przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem?

P.S.: W pierwszej kolejności trzeba zadbać o sprawną komunikację w firmie i cyfrowy obieg informacji i dokumentów. Pracownicy wszystkich działów powinni mieć świadomość, że automatyzacja procesów księgowych nie dotyczy tylko księgowości, ale dotyka także ich zadań bezpośrednio i ma się przyczyniać również do ich usprawnienia. Warto na początku ustalić, jakie informacje są niezbędne dla księgowego po to, aby mógł sprawnie wykonać swoje zadania i nie musiał ciągle wracać do komórek merytorycznych z tymi samymi pytaniami. Księgowy zaś powinien rozumieć specyfikę hurtowni tapicerskiej i być otwartym na wymagania pozostałych działów.

Drugim obszarem, któremu trzeba się przyjrzeć, to system księgowy. Ważne jest, aby był dostosowany do potrzeb różnych interesariuszy nie tylko na zewnątrz firmy (urząd skarbowy, ZUS, bank, KRS), ale także wewnątrz firmy oraz odzwierciedlał wymogi branży tapicerskiej. Należy się zastanowić, kto jest w naszej organizacji odbiorcą informacji płynących z działu księgowego.

Czy jest to tylko zarząd i właściciele? Oczywiście, że nie. Są to też pracownicy innych działów. Dla przykładu dział zakupów potrzebuje informacji o stanie zadłużenia u dostawcy, limitach kredytu kupieckiego, aby wiedzieć, kiedy może zamówić materiały do produkcji i w jakiej wielkości. Dział sprzedaży potrzebuje wiedzieć, jaka jest rentowność na danym kliencie, czy płaci on w terminie, aby podejmować decyzje odnośnie rabatowania czy dalszej współpracy z danym odbiorcą, a także jaka jest rentowność na poszczególnych towarach i ich chodliwość, aby wiedzieć, jakie produkty oferować do sprzedaży.

To są tylko przykłady informacji, a jest ich naprawdę mnóstwo w branży tapicerskiej i warto wiedzieć, że można mieć do nich dostęp bardzo łatwo i szybko dzięki trzeciemu obszarowi, czyli raportowaniu. Tu trzeba zwrócić uwagę na to, że nie muszą być one wcale robione ręcznie i zajmować czas księgowego. Wiele z nich możemy otrzymać dzięki bezpośredniemu połączeniu z poziomu Excela z bazami danych programu księgowego czy magazynowego. I co najważniejsze: będą to zawsze aktualne dane. Jedyne, co musimy zrobić, to odczekać kilka sekund na odświeżenie się danych w Excelu.

M.F.: Jakie rozwiązanie zaproponowałaby Pani producentom mebli tapicerowanych? 

P.S.: Jestem zwolenniczką prostych narzędzi z wykorzystaniem zasobów, które już są dostępne w infrastrukturze przedsiębiorstwa. Z doświadczenia wiem, że najprostsze rozwiązania są najlepsze, najszybsze i najbardziej zrozumiałe dla wszystkich. Ważne jest, aby były dostosowane do specyfiki danego producenta. Wielu z nich nawet nie jest świadomych tego, jak potężne zasoby wiedzy o własnym przedsiębiorstwie drzemie w systemach, na których na co dzień pracują. Po prostu nie wykorzystują wszystkich funkcjonalności. Z drugiej strony z kolei programom brakuje raportów, które producent mebli tapicerowanych potrzebuje, co wiąże się z dodatkowymi kosztami programisty w celu dostosowania programu do specyfiki branży tapicerskiej. Warto wiedzieć, że wiele raportów można stworzyć samemu w Excelu lub w Power BI i z powodzeniem uniknąć tych kosztów. Power BI to bezpłatne i proste narzędzie do analizy biznesowej Microsoftu. Co więcej, przy każdorazowej zmianie raporty w Excelu i Power BI można samemu dowolnie dostosowywać w zależności od zmieniających się potrzeb.

M.F.: Jakie są Pani doświadczenia związane z automatyzacją procesów księgowych w firmie? Czy pracownicy przedsiębiorstw, które zdecydowały się na tego typu rozwiązania mieli problem, żeby odnaleźć się w nowej rzeczywistości?

P.S.: Ludzie zawsze obawiają się zmian i to jest obszar szczególnej uwagi. Początki wdrożenia bywają trudne, gdyż wymagają zaznajomienia się z nowym programem, nauczenia się jego obsługi i nabrania pewnej rutyny. Pracownicy muszą oduczyć się tego, co robili przez wiele lat w jeden sposób i nauczyć na nowo robienia podobnych lub całkowicie innych rzeczy w inny sposób. Z perspektywy czasu jednak ostatecznie każdy z nich widzi korzyści płynące z automatyzacji. A to dlatego, że ludzie lubią być dobrze poinformowani, lubią dobrze wykonywać swoją pracę i nie lubią tracić czasu na żmudne czynności, które może za nich wykonać ktoś inny – w tym wypadku system.

M.F.: Czy przedsiębiorcy mogą samodzielnie zautomatyzować księgowość w firmie bez współpracy z księgowymi i specjalistami z branży IT? Czy taki krok w przyszłości może skutkować problemami w urzędzie skarbowym lub innymi?

P.S.: W obecnych czasach niezwykle ciężko jest prowadzić biznes bez korzystania z pomocy specjalistów takich jak księgowy, doradca podatkowy, specjalista IT. Trzeba mieć świadomość, że nie wszystko możemy zrobić sami. I dobrze, bo od tego jest specjalista z danej dziedziny, żeby się nią odpowiednio zajął w naszej firmie. Przedsiębiorca zaś jest od tego, żeby prowadził biznes, a nie zajmował się wszystkim wokoło, tylko nie tym, co najważniejsze z jego perspektywy. Każdy ma dziś swoją rolę, a dobrze wybrany specjalista może nam o wiele bardziej w firmie pomóc, niż gdybyśmy sami się musieli wszystkim zajmować.

M.F.: Co zrobić, by popełnić jak najmniej błędów na etapie wdrażania automatyzacji?

P.S.: Tu się znowu powtórzę: oczywiście powinniśmy się skupić najpierw na ludziach. W powodzeniu każdego przedsięwzięcia kluczowym czynnikiem są ludzie. To od ich rozumienia, współpracy i czujności zależy sukces każdego wdrożenia. Automatyzacja to proces, który należy wprowadzać w życie stopniowo, sprawdzać po każdym etapie, czy to, co zostało zrobione, jest zgodne z naszym celem i oczekiwaniami, a także na bieżąco wyłapywać sytuacje, które nie zostały przewidziane na etapie planowania. Jeśli ludzie odpowiednio wcześnie nie zareagują, to tak naprawdę zostanie wdrożone coś, czego firma nigdy tak naprawdę nie chciała.

M.F.: Czy automatyzacja ułatwia, czy może raczej utrudnia pracę księgowym? Czy sztuczna inteligencja może zastąpić księgową w firmie?

P.S.: Zdecydowanie ułatwia pracę księgowym. Pozwala eliminować czynności manualne, powtarzalne, żmudne, niegenerujące większej wartości dla firmy. Dzisiaj księgowi coraz częściej skarżą się na pracę w pod permanentnym stresem, w pośpiechu, i większość nawet nie ma czasu na odpoczynek i regenerację. Jesteśmy jedną z grup zawodowych najbardziej narażoną na wypalenie zawodowe. Tak naprawdę marzymy o tym, żeby większość naszej pracy przejęła sztuczna inteligencja po to, abyśmy mogli zająć się tym, do czego jesteśmy stworzeni: do dostarczania informacji rzetelnych, aktualnych i na bieżąco. Ale nie tylko.

Jest całe mnóstwo zadań z zakresu rachunkowości finansowej, zarządczej i sprawozdawczości, które mocno kuleją w każdej firmie właśnie przez to, że musimy zajmować się zbieraniem informacji, które powinny trafiać do systemu księgowego, i ich przetwarzaniem na potrzeby instytucji zewnętrznych, zamiast ich analizą na potrzeby wewnętrznego klienta, aby wspomagać rozwój firmy, dla której pracujemy. Nie chcemy wykonywać tych wszystkich nikomu w naszej firmie niepotrzebnych czynności, choć rozumiemy doskonale ich wagę i nie dyskutujemy z nikim w tym zakresie. Przepisy są jakie są, a my stoimy na straży zgodnego z nimi działania. Chcemy jednocześnie bardziej skupić się na pracy koncepcyjnej mającej realny wpływ na rozwój firmy i przyczyniać się do jej sukcesu tak, jak robią to inne działy w organizacji. A tego nie da się zastąpić sztuczną inteligencją.

M.F.: Dziękuję za rozmowę.

P.S.: Serdecznie dziękuję za rozmowę i zapraszam do konsultacji ze mną w zakresie automatyzacji procesów księgowych.