Najczęściej zadawane pytania

Masz wątpliwości, czy współpraca z naszym biurem rachunkowym to dobry krok? Wahasz się, czy warto? Rozumiemy, że podjęcie decyzji bywa trudne, szczególnie gdy chodzi o sprawy finansowe. Dlatego stworzyliśmy zestaw pytań i odpowiedzi, które rozwieją Twoje obawy i pokażą, jak możemy wspólnie zadbać o finanse twojej firmy.

1. Na jakich programach pracuje biuro?

Pracujemy na programach z linii InsERT GT oraz Symfonia R2Płatnik. Pełną księgowość prowadzimy w programie Rewizor GT, a uproszczoną w Rachmistrzu GT. Do prowadzenia kadr i płac korzystamy z programu Symfonia R2płatnik. Pracujemy też na systemach księgowych naszych klientów takich jak: Comarch ERP XL czy wfirma.

2. Jak wygląda odpowiedzialność biura?

Zakres odpowiedzialności biura jest ściśle określony w umowie o świadczenie usług księgowych oraz w regulaminie świadczenia usług. Przede wszystkim odpowiadamy za prawidłowość i rzetelność prowadzenia ewidencji księgowych i podatkowych oraz rozliczeń z tytułu podatków, wynagrodzeń i składek ZUS.

3. Czy biuro posiada ubezpieczenie?

Posiadamy obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, a także ubezpieczenia dobrowolne w zakresie określonych czynności doradztwa podatkowego, obsługi kadrowo-płacowej oraz od ryzyk cybernetycznych i związanych z RODO.

4. Jakie formy prawne rozlicza biuro?

Rozliczamy głównie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz jednoosobowe działalności gospodarcze, a także spółki cywilne i jawne.

5. Ile kosztują usługi biura rachunkowego?

Stosujemy różne cenniki, aby lepiej dostosować odpłatność za nasze usługi do specyfiki danego klienta.

Cennik A - od ilości zapisów - najlepiej sprawdza się w przypadku małych firm z niewielką ilością dokumentów. Ilość zapisów jest łatwa do policzenia i klient łatwo może skontrolować poprawność wystawianych przez nas faktur.

Cennik B - godzinowy - stosowany jest dla indywidualnych i jednorazowych zleceń. Tu wyceniamy godzinę naszej pracy i fakturujemy rzeczywisty czas pracy poświęcony dla danego projektu. Stosujemy różne stawki godzinowe w zależności od stanowiska pracy pracownika, który wykonuje pracę w danym projekcie.

Cennik C - ryczałtowy - jest przeznaczony dla większych firm, z dużą ilością dokumentów, gdzie często w rachubę wchodzi praca na systemie klienta lub większość dokumentów księguje się automatycznie. W ramach cennika C klient może wykupić sobie dowolny wariant godzinowy w miarę zapotrzebowania na nasze usługi.

6. Jak można kontaktować się z biurem?

Główną formą kontaktu jest korespondencja mailowa. Można do nas pisać na adres ps@ps-consulting.pl, a także umówić się z nami na konsultacje online pod adresem: https://calendly.com/patrycja-szypulska/konsultacje

7. Na jakie wsparcie biura mogę liczyć?

W bieżących sprawach związanych z prowadzeniem firmy wszystkie konsultacje są bezpłatne. Mamy wdrożony system obsługi zapytań klientów – sprawy oznaczone jako PILNE załatwiamy w ciągu 24 godzin, a pozostałe w ciągu 3 dni roboczych lub maksymalnie do 5 dni roboczych, jeśli zapytanie wpłynęło w terminie okołopodatkowym w miesiącu wytężonej pracy (np. marzec-maj – zamknięcia roku). Jeśli dana sprawa wymaga pogłębionej analizy, szacujemy czas niezbędny na udzielenie odpowiedzi oraz odpłatność za nią.

8. Kiedy można nawiązać współpracę z biurem?

Współpracę z nami można nawiązać w każdej chwili, nawet przed założeniem firmy. Pomagamy wtedy dopełnić wszystkich formalności związanych z założeniem działalności lub spółki. Jeśli firma już istnieje, to trzeba do nas przekazać całą dokumentację z bieżącego roku.

9. Jakie obowiązki ma Klient biura?

Głównym obowiązkiem naszych Klientów jest przesyłanie na bieżąco dokumentów oraz udzielanie informacji mających wpływ na prawidłową realizację przez nas naszych obowiązków, a także terminowe regulowanie płatności za nasze usługi.

10. Jaki jest termin przekazywania dokumentów do biura?

Najlepiej od razu przesyłać nam dokumenty nawet, jeśli miałaby być to tylko 1 faktura, nie później jednak niż do 5-ego dnia następnego miesiąca. Wolimy księgować dokumenty na bieżąco, aby mieć potem jeszcze czas na ich sprawdzenie i wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości. Dzięki temu jesteśmy w stanie bardzo szybko zamknąć miesiąc i już w pierwszych dniach następnego miesiąca przekazać informację o zobowiązaniach do zapłaty, a nasi Klienci mają czas na zaplanowanie płatności.

11. W jakiej formie przekazywać dokumenty do zaksięgowania?

Pracujemy wyłącznie na dokumentach elektronicznych. Udostępniamy Portal Biura, na który można przesyłać wszystkie dokumenty do zaksięgowania. Pozostałe dokumenty takie, jak: umowy, dokumentacja związana z zatrudnieniem, należy przesyłać na adres mailowy.

12. Co w przypadku, gdy Klient potrzebuje wglądu do faktury lub innego dokumentu?

Wszystkie dokumenty księgowe są dostępne na Portalu Biura, gdzie można się zalogować o każdej porze. Cała dokumentacja znajduje się u Klienta, więc nie ma potrzeby kontaktu z biurem. W razie zagubienia dokumentu biuro posiada jego wcześniej przesłany skan i w każdej chwili możemy podesłać go mailem.

13. Czy jest możliwa obsługa zdalna?

Oczywiście. Wszystkie dokumenty przesyłane są elektronicznie, więc nie ma potrzeby osobistych wizyt. Jesteśmy dostępni pod mailem. Można też umówić się z nami na wizytę online. Mamy w tym spore doświadczenie, gdyż już od wielu lat obsługujemy w ten sposób Klientów z całej Polski.

14. Jaki jest okres wypowiedzenia umowy z biurem?

Standardowo stosujemy 3-miesięczny okres wypowiedzenia umowy. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest skrócenie tego okresu, a także rozwiązanie umowy za porozumieniem stron w dowolnie uzgodnionym terminie.

15. Czy przed nawiązaniem współpracy można skorzystać z konsultacji?

Tak. Zapraszamy na bezpłatne konsultacje online https://calendly.com/patrycja-szypulska/konsultacje

16. Na jaki okres jest zawierana umowa z biurem?

Umowa zawierana jest na czas nieokreślony z 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia.

17. W jaki sposób zrezygnować z usług biura?

Wystarczy złożyć wypowiedzenie umowy w formie pisemnej. Na życzenie Klienta możemy także sami przygotować projekt wypowiedzenia i przesłać do podpisu.

18. Czy biuro posiada jakieś referencje?

Tak, opinie naszych Klientów są zamieszczone na naszej stronie www w dziale Opinie: https://www.ps-consulting.pl/opinie-klientow

19. Jakie branże obsługuje biuro?

Główne branże obsługiwane przez nasze biuro to:
•    produkcyjna – chemiczna, automotive, AGD, elektryczna, tapicerska, spożywcza, drukarnie flexograficzne
•    budowlana i deweloperska – usługi budowlane w kraju i za granicą
•    handlowa – e-commerce, handel tradycyjny, markety budowlane, handel międzynarodowy, motoryzacyjna (warsztaty samochodowe, sprzedaż aut używanych), restauracyjna, importerzy zbóż dla producentów z branży spożywczej
•    usługowa – doradcza, edukacyjna, spawalnicza, architektoniczna, finansowa i ubezpieczeniowa (agencje i pośrednicy), DDD (dezynsekcja, dezynfekcja, deratyzacja), kosmetyczna, fotograficzna, rozrywkowa, marketingowa, usługi internetowe

20. Czy biuro obsługuje firmy z kapitałem zagranicznym?

Tak, specjalizujemy się w obsłudze firm z kapitałem zagranicznym. Obsługę prowadzimy w języku angielskim. Nasi kluczowi Klienci to spółki z o.o. z kapitałem zagranicznym pochodzącym z krajów:
• Azja – Korea Południowa, Liban, Turcja
• Europa – Niemcy, Francja, Wielka Brytania, Irlandia, Holandia, Finlandia, Dania, Turcja, Serbia, Ukraina

21. Jakie kwalifikacje posiada biuro?

Posiadamy następujące certyfikaty:
- Certyfikat Księgowy Ministra Finansów nr 48067/2010 uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych - https://www.ps-consulting.pl/img/Certyfikat_ksiegowy2010.pdf
- Certyfikat Audytora Wewnętrznego nr 8969 wydany przez Polski Instytut Kontroli Wewnętrznej uprawniający do świadczenia usług audytu wewnętrznego - https://www.ps-consulting.pl/img/2021_Audyt_wewnetrzny_PIKW.pdf
- Certyfikat Dyplomowanego specjalisty ds. kadr i płac wydany przez BDO Academy - https://www.ps-consulting.pl/img/2014_Dyplomowany_specjalista_ds.kadr_i_plac_zaawansowany.pdf
Ponadto posiadamy stały dostęp do platform szkoleniowych, aby być na bieżąco z przepisami. Pełna informacja na temat kwalifikacji i doświadczenia właściciela biura znajduje się tu: https://www.ps-consulting.pl/img/3.%20pl_Patrycja%20Szypulska%20-%20do%C5%9Bwiadczenie%20zawodowe.pdf

22. Czy biuro udostępnia program do wystawiania faktur?

Tak, udostępniamy program do fakturowania Subiekt123. Jest to program niewymagający żadnych instalacji. Wystarczy zalogować się na konto InsERT w przeglądarce internetowej. Wysyłamy szczegółową instrukcję, jak to zrobić, a następnie pomagamy skonfigurować wszystkie parametry programu niezbędne do prawidłowego wystawiania faktur. Pomagamy także przy ich wystawianiu.